§ 5 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Označování dokumentů

(1) Označování dokumentů ve spisové službě původce zajišťuje u dokumentů v digitální podobě elektronický systém spisové služby, u dokumentů v analogové podobě podatelna.

(2) Vede-li původce spisovou službu v elektronické podobě, může její součástí být rovněž evidence dokumentů v analogové podobě.

(3) Pokud původce vede spisovou službu v elektronické podobě,

a) doručený nebo jím vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem; jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě číselného nebo alfanumerického údaje, anebo čárového kódu,

b) dokument v digitální podobě, který mu byl předán na nosičích dat, předá elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavedení do elektronického systému spisové služby,

c) doručený dokument v analogové podobě, jehož povaha to umožňuje, zpravidla převede prostředky autorizované konverze10), jiné konverze nebo provede převod dokumentu v analogové podobě do podoby digitální11); vzniklý dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem.

(4) Pokud původce vede spisovou službu v listinné podobě,

a) doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě využije jiný technologický prostředek podle § 3 odst. 1; pokud je mu dokument v analogové podobě předán mimo podatelnu, nebo pokud je vytvořen z podání učiněného ústně, postupuje původce podle § 2 odst. 1,

b) jím vytvořený dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů,

c) dokument v digitální podobě převede prostředky autorizované konverze10) nebo jiné konverze do analogové podoby, anebo provede převod dokumentu v digitální podobě do podoby analogové12); dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů a podacím razítkem, popřípadě jiným technologickým prostředkem podle § 3 odst. 1.

(5) Otisk podacího razítka obsahuje položky pro vyplnění údajů o

a) názvu původce,

b) datu doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž času jeho doručení,

c) čísle jednacím nebo evidenčním čísle ze samostatné evidence dokumentů,

d) počtu listů dokumentu,

e) počtu listinných příloh dokumentu v analogové podobě a o počtu listů těchto příloh, popřípadě počtu svazků listinných příloh dokumentu v analogové podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh;

technologický prostředek podle § 3 odst. 1 obsahuje obdobný rozsah položek pro vyplnění údajů.

(6) Při převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě11) se převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a zpravidla se uloží v úložišti převedených dokumentů; obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě12) s tím, že vzniklý dokument v analogové podobě se označí shodně s převáděným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi těmito dokumenty a aby bylo možné jejich zpětné dohledání; převáděný dokument v digitální podobě se uloží v úložišti převedených dokumentů. Podrobnosti převádění dokumentů upraví spisový řád původce; pokud původce nevydává spisový řád3), stanoví tyto podrobnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.