Ingebrekestelling sturen: zo stelt u een wederpartij in gebreke
Een aannemer die de klus niet afmaakt, een leverancier die maar niet levert, een klant die een factuur laat liggen: wie wil dat de wederpartij alsnog nakomt, of daarna schadevergoeding, rente of ontbinding wil vorderen, heeft bijna altijd eerst een ingebrekestelling nodig. Dat is een schriftelijke aanmaning waarin u de schuldenaar een laatste, redelijke termijn geeft om alsnog na te komen (art. 6:82 lid 1 BW). Blijft nakoming binnen die termijn uit, dan is de schuldenaar in verzuim.
Verzuim is de sleutel tot bijna alle rechtsmiddelen bij wanprestatie. Pas vanaf dat moment bent u bevoegd tot ontbinding (art. 6:265 lid 2 BW), kunt u schadevergoeding wegens vertraging vorderen (art. 6:74 en 6:85 BW) en loopt de wettelijke rente (art. 6:119 BW). Een slordige brief, een te korte termijn of een aanmaning die nooit aankomt, kan maanden vertraging en een verloren procedure opleveren.
Deze handleiding laat zien wanneer een ingebrekestelling nodig is en wanneer niet (art. 6:83 BW), wat erin moet staan, welke termijn redelijk is volgens de Hoge Raad, hoe u bewijst dat de brief is ontvangen en welke regels gelden voor incassokosten als de schuldenaar een consument is (de veertiendagenbrief van art. 6:96 lid 6 BW). Daarna weet u welke stap volgt: ontbinding, omzetting in schadevergoeding of een dagvaarding.
Kernpunten
Termijn
De termijn in de ingebrekestelling moet redelijk zijn; wat redelijk is, hangt af van de aard van de prestatie en van de tijd die de schuldenaar al had om zich voor te bereiden (HR 11 oktober 2019, ECLI:NL:HR:2019:1581). Voor een betaling is veertien dagen gebruikelijk; voor herstel- of bouwwerk kan enkele weken nodig zijn. Is de schuldenaar een consument, dan mogen buitengerechtelijke incassokosten pas worden gevorderd na een aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na de aanmaning (art. 6:96 lid 6 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit bovendien de verjaring van een rechtsvordering tot nakoming (art. 3:317 lid 1 BW); voor de meeste vorderingen uit overeenkomst geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.
Wat te doen
Stel vast dat er een opeisbare verbintenis is die niet (goed) wordt nagekomen. Een ingebrekestelling heeft alleen zin als de schuldenaar nu iets moet doen: betalen, leveren, herstellen of opleveren. Lees de overeenkomst, offerte, algemene voorwaarden en e-mails na en noteer precies wat is afgesproken en wanneer. Is nog geen datum afgesproken, dan is de prestatie in beginsel direct opeisbaar.
Ga ook na of nakoming nog mogelijk is. Is nakoming blijvend onmogelijk geworden, bijvoorbeeld omdat het unieke object is vernietigd, dan is geen ingebrekestelling nodig: de verplichting tot schadevergoeding ontstaat dan zonder verzuim (art. 6:74 lid 2 BW). In alle andere gevallen is de schuldenaar pas aansprakelijk voor vertragingsschade als hij in verzuim is (art. 6:74 lid 2 en 6:85 BW).
Controleer of het verzuim misschien al zonder aanmaning is ingetreden. Art. 6:83 BW noemt drie situaties. Onder a: er gold een fatale termijn, een vaste uiterste datum waarvan uit de afspraken blijkt dat die echt de laatste is; ‘levering in week 12’ is vaak juist geen fatale termijn. Onder b: de verplichting volgt uit onrechtmatige daad of strekt tot schadevergoeding en wordt niet direct nagekomen. Onder c: de schuldenaar heeft laten weten dat hij niet zal nakomen, bijvoorbeeld ‘wij leveren niet meer’.
De Hoge Raad heeft benadrukt dat deze opsomming niet limitatief is en dat de redelijkheid en billijkheid onder omstandigheden meebrengen dat een ingebrekestelling achterwege kan blijven (HR 11 oktober 2019, ECLI:NL:HR:2019:1581). Daar moet u niet op gokken: stuur bij twijfel altijd een ingebrekestelling. Een overbodige aanmaning kost u niets, een ontbrekende kan uw hele zaak kosten.
Verzamel bewijs voordat u de brief schrijft. Leg vast wat er mis is: foto’s met datum, een opleveringsrapport, de bestelbevestiging, de factuur, betalingsherinneringen, WhatsApp-berichten en eerdere toezeggingen van de wederpartij. Bij gebreken aan een product of werk is een rapport van een onafhankelijke deskundige vaak doorslaggevend; de redelijke kosten daarvan kunt u later als schade vorderen (art. 6:96 lid 2 onder b BW).
Noteer ook hoe lang de schuldenaar al wist wat er van hem werd verwacht. Volgens de Hoge Raad telt bij de beoordeling van de redelijkheid van de termijn de tijd mee die de schuldenaar vóór de aanmaning al had om zich voor te bereiden, ook als eerdere herinneringen zelf niet aan de eisen van een ingebrekestelling voldeden (ECLI:NL:HR:2019:1581). Bewaar eerdere sommaties en mails dus zorgvuldig.
Schrijf de ingebrekestelling. Zet in de brief: uw naam en die van de schuldenaar, de overeenkomst waar het om gaat (datum, ordernummer, factuurnummer), wat de schuldenaar precies moet doen, de uiterste datum waarop dat moet zijn gebeurd en wat u doet als dat niet gebeurt. Formuleer de verplichting concreet: niet ‘u moet de problemen oplossen’, maar ‘de lekkage in de dakgoot aan de achterzijde herstellen, zodat geen water meer in de slaapkamer komt’.
Noem uitdrukkelijk de woorden ‘ik stel u hierbij in gebreke’ en sluit af met de gevolgen: ‘Indien u niet uiterlijk op [datum] volledig bent nagekomen, bent u vanaf die datum in verzuim. Ik behoud mij het recht voor de overeenkomst te ontbinden en schadevergoeding en wettelijke rente te vorderen.’ Dreig alleen met wat u ook echt van plan bent.
Kies een redelijke termijn. De wet noemt geen aantal dagen; de termijn moet in de gegeven omstandigheden redelijk zijn (art. 6:82 lid 1 BW). De functie van de ingebrekestelling is de schuldenaar een laatste kans te geven en vast te leggen tot wanneer nakoming nog mogelijk is zonder dat van een tekortkoming sprake is (ECLI:NL:HR:2019:1581). Voor een geldschuld is veertien dagen gangbaar. Voor herstelwerk hangt het af van de omvang: een monteur inplannen kan in een week, een nieuwe kozijnpartij bestellen niet.
Is de termijn te kort, dan is de ingebrekestelling niet automatisch zonder effect, maar loopt u het risico dat de rechter oordeelt dat het verzuim later of helemaal niet is ingetreden. Een ontbinding die u op een te korte termijn baseert, kan dan ongeldig zijn en u zelf tot wanprestatie maken.
Verstuur de brief zo dat u de ontvangst kunt bewijzen. Een verklaring heeft pas werking als zij de geadresseerde heeft bereikt (art. 3:37 lid 3 BW); de bewijslast daarvan ligt bij u. Stuur de ingebrekestelling daarom aangetekend met ontvangstbevestiging en tegelijk per e-mail, en bewaar het verzendbewijs, de track-and-trace en een kopie van de brief. Weigert de schuldenaar de aangetekende brief of haalt hij hem niet op, dan kan de verklaring toch werking hebben als dat aan hem te wijten is (art. 3:37 lid 3, tweede zin, BW).
Bij een groot belang kunt u de ingebrekestelling door een gerechtsdeurwaarder laten betekenen. Dat kost meer, enkele tientallen tot ruim honderd euro, maar het exploot levert vrijwel onaantastbaar bewijs op van inhoud en datum van uitreiking.
Stuur aan een consument de veertiendagenbrief als u incassokosten wilt vorderen. Is de schuldenaar een particulier, dan zijn buitengerechtelijke incassokosten pas verschuldigd nadat hij na het intreden van het verzuim vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen veertien dagen, aanvangende de dag na de aanmaning, met vermelding van de gevolgen van niet-betalen, waaronder het bedrag aan incassokosten (art. 6:96 lid 6 BW). Noem in die brief dus het concrete bedrag volgens de wettelijke staffel.
De staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bedraagt 15 % over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een minimum van € 40, en loopt in schijven af tot een maximum van € 6.775. Tussen bedrijven is € 40 zelfs zonder aanmaning verschuldigd zodra de betaaltermijn is verstreken (art. 6:96 lid 4 BW). Een te vroeg of te hoog gevorderd bedrag wordt door de kantonrechter geschrapt.
Bereken de wettelijke rente vanaf het verzuim. Bij een geldschuld bestaat de schadevergoeding wegens vertraging uit de wettelijke rente over de periode dat de schuldenaar in verzuim is (art. 6:119 lid 1 BW). Tussen ondernemers geldt de hogere wettelijke handelsrente, die bij een handelsovereenkomst al loopt vanaf de dag na de uiterste betaaldatum, zonder aanmaning (art. 6:119a BW). De actuele percentages publiceert de overheid halfjaarlijks; neem het percentage op de dag van berekening over.
Ook een dagvaarding kan als ingebrekestelling gelden, mits zij voldoet aan de eisen die in de omstandigheden aan een ingebrekestelling worden gesteld; de wettelijke rente kan dan vanaf de dagvaarding worden toegewezen (HR 2 juni 2017, ECLI:NL:HR:2017:1012; HR 5 april 2019, ECLI:NL:HR:2019:506). Een vooraf verstuurde ingebrekestelling laat de rente echter eerder lopen.
Kies na het verstrijken van de termijn de volgende stap. Is de schuldenaar in verzuim, dan kunt u de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden met een schriftelijke verklaring (art. 6:265 en 6:267 BW), tenzij de tekortkoming door haar bijzondere aard of geringe betekenis de ontbinding niet rechtvaardigt. U kunt ook schriftelijk meedelen dat u schadevergoeding in plaats van nakoming vordert (omzetting, art. 6:87 BW), en bijvoorbeeld een andere aannemer inschakelen op kosten van de oorspronkelijke.
Wilt u nakoming of betaling via de rechter afdwingen, dan volgt een dagvaarding met de verplichte inhoud van art. 111 Rv, voor vorderingen tot € 25.000 bij de kantonrechter, waar u geen advocaat nodig hebt. Voeg de ingebrekestelling en het bewijs van verzending als productie bij: de rechter toetst eerst of de schuldenaar in verzuim was.
Waarop letten
- Een te korte termijn. Wie op vrijdag schrijft dat een verbouwing maandag klaar moet zijn, loopt het risico dat de rechter verzuim pas veel later aanneemt. Een ontbinding of vervangende opdracht aan een derde die op zo’n termijn rust, kan onrechtmatig zijn en u schadeplichtig maken.
- Geen bewijs van ontvangst. Een gewone brief of een e-mail zonder reactie levert discussie op over de vraag of de ingebrekestelling de schuldenaar heeft bereikt (art. 3:37 lid 3 BW). Verstuur aangetekend én per e-mail, of laat bij een groot belang betekenen.
- Vaag omschreven verplichting. ‘Los de problemen op’ maakt niet duidelijk wat de schuldenaar moet doen. Noem per punt het gebrek, de gewenste oplossing en de uiterste datum, anders kan de rechter oordelen dat de brief niet als ingebrekestelling geldt.
- Een ‘uiterste leverdatum’ als fatale termijn beschouwen. Niet elke termijn in een overeenkomst is fataal in de zin van art. 6:83 onder a BW. Wie zonder ingebrekestelling ontbindt omdat een leverdatum is verstreken, krijgt vaak ongelijk.
- Incassokosten vorderen van een consument zonder correcte veertiendagenbrief. Ontbreekt het bedrag in de aanmaning, is de termijn korter dan veertien dagen of is de brief verstuurd vóór het verzuim, dan zijn de kosten niet verschuldigd (art. 6:96 lid 6 BW).
- De verjaring vergeten. Een rechtsvordering tot nakoming uit overeenkomst verjaart in de meeste gevallen na vijf jaar. Een schriftelijke aanmaning waarin u ondubbelzinnig uw recht op nakoming voorbehoudt, stuit de verjaring (art. 3:317 lid 1 BW); een vrijblijvende herinnering doet dat niet altijd.
- Doorgaan met betalen of afnemen alsof er niets aan de hand is. Wie na de termijn maandenlang niets doet en wel termijnen blijft betalen, kan later moeilijk volhouden dat de tekortkoming ontbinding rechtvaardigt. Neem na het verstrijken van de termijn binnen redelijke tijd een beslissing.
Juridische grondslag
Gerelateerde rechterlijke uitspraken
Veelgestelde vragen
Wat is een ingebrekestelling?
Een schriftelijke aanmaning waarin u de wederpartij een laatste, redelijke termijn geeft om haar verplichting alsnog na te komen (art. 6:82 lid 1 BW). Komt zij binnen die termijn niet na, dan is zij in verzuim. Vanaf dat moment kunt u ontbinden, schadevergoeding wegens vertraging vorderen en loopt de wettelijke rente.
Is een ingebrekestelling altijd verplicht?
Nee. Zij is niet nodig als een fatale termijn is verstreken, als de verplichting voortvloeit uit onrechtmatige daad of strekt tot schadevergoeding, of als de schuldenaar heeft laten weten dat hij niet zal nakomen (art. 6:83 BW). Ook bij blijvende onmogelijkheid hoeft u niet aan te manen. Bij twijfel is een ingebrekestelling toch verstandig.
Hoeveel tijd moet ik geven in een ingebrekestelling?
Een redelijke termijn, afhankelijk van de prestatie. Voor een betaling is veertien dagen gebruikelijk, voor herstelwerk vaak twee tot vier weken. De Hoge Raad laat meewegen hoeveel tijd de schuldenaar al had om zich voor te bereiden (ECLI:NL:HR:2019:1581). Een onredelijk korte termijn kan het verzuim uitstellen.
Mag een ingebrekestelling per e-mail?
Ja, de wet eist een schriftelijke aanmaning en een e-mail is schriftelijk. Het probleem is bewijs: u moet aantonen dat de mail is ontvangen (art. 3:37 lid 3 BW). Stuur daarom tegelijk een aangetekende brief en bewaar de verzendbevestiging, of vraag om een ontvangstbevestiging.
Wat is een veertiendagenbrief?
Een aanmaning aan een consument waarin u veertien dagen geeft om te betalen, te rekenen vanaf de dag na de aanmaning, en vermeldt welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt als niet wordt betaald (art. 6:96 lid 6 BW). Zonder correcte veertiendagenbrief mag u bij particulieren geen buitengerechtelijke incassokosten rekenen.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
Volgens de wettelijke staffel: 15 % over de eerste € 2.500, minimaal € 40, en daarboven aflopende percentages tot een maximum van € 6.775. Tegenover consumenten kan daar niet ten nadele van de schuldenaar van worden afgeweken (art. 6:96 lid 5 BW). Tussen bedrijven is minimaal € 40 verschuldigd.
Kan ik zonder ingebrekestelling de overeenkomst ontbinden?
Alleen als de schuldenaar al in verzuim is zonder aanmaning (art. 6:83 BW) of nakoming blijvend onmogelijk is. Anders is ontbinding pas mogelijk nadat de termijn in de ingebrekestelling vruchteloos is verstreken (art. 6:265 lid 2 BW). Ontbindt u te vroeg, dan schiet u zelf tekort.
Telt een dagvaarding als ingebrekestelling?
Soms. De Hoge Raad aanvaardt dat een dagvaarding als ingebrekestelling geldt als zij in de omstandigheden aan de eisen daarvan voldoet (ECLI:NL:HR:2017:1012). Voor ontbinding of vervangende schadevergoeding is dat meestal te laat; stuur dus vóór de procedure een eigen ingebrekestelling.
Wat zet ik in een voorbeeld ingebrekestelling?
Uw gegevens en die van de wederpartij, de overeenkomst (datum, ordernummer), wat er precies moet gebeuren, een concrete uiterste datum, de zin ‘ik stel u hierbij in gebreke’ en de gevolgen bij uitblijven: verzuim, ontbinding, schadevergoeding en wettelijke rente. Onderteken en verstuur aangetekend.
Stuit een ingebrekestelling de verjaring?
Ja, een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring van een rechtsvordering tot nakoming als u daarin ondubbelzinnig uw recht op nakoming voorbehoudt (art. 3:317 lid 1 BW). Na stuiting begint een nieuwe verjaringstermijn te lopen, in de regel van vijf jaar.
Juridische gids – stap voor stap
Mijn document analyseren →Juridische gidsContractmodellenStartpagina van het land