Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, Fehler, Widerspruch
Einmal im Jahr rechnet der Vermieter über die Betriebskosten ab, die der Mieter monatlich als Vorauszahlung zahlt. Die Abrechnung entscheidet über Nachzahlungen von oft mehreren hundert Euro und über die Höhe der künftigen Vorauszahlungen. Erfahrungsgemäß ist ein erheblicher Teil der Abrechnungen fehlerhaft: Kosten, die gar nicht umgelegt werden dürfen, falsche Verteilerschlüssel, abweichende Wohnflächen, fehlende Heizkostenabrechnung nach Verbrauch, verspätete Zustellung.
Diese Anleitung richtet sich an Mieter von Wohnraum, die eine Nebenkostenabrechnung erhalten haben und wissen wollen, ob sie zahlen müssen. Sie erklärt, welche Fristen für Vermieter und Mieter gelten (§ 556 Abs. 3 BGB), welche Kosten nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind, wie Sie die Belege einsehen, wie Sie die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung und die CO2-Kosten prüfen und wie ein Widerspruch aussieht. Ergebnis ist entweder eine korrigierte Abrechnung, ein Guthaben oder eine begründete Weigerung, eine unberechtigte Nachforderung zu zahlen. Für Gewerberaummiete gelten teilweise andere Regeln, insbesondere keine gesetzliche Ausschlussfrist.
Das Wichtigste auf einen Blick
Frist
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt haben; danach kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Ein Guthaben muss er auch nach Fristablauf auszahlen.
Der Mieter muss Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Zugang am 15. Juni 2026 bedeutet: Einwendungen bis 15. Juni 2027. Danach gilt die Abrechnung als anerkannt, und zwar auch hinsichtlich solcher Kosten, die nach der Betriebskostenverordnung gar nicht umlagefähig sind. Rückforderungs- und Zahlungsansprüche aus der Abrechnung verjähren in drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB).
Was tun
Prüfen Sie das Zustelldatum und die Abrechnungsfrist. Notieren Sie, wann die Abrechnung bei Ihnen eingegangen ist, und heben Sie den Umschlag oder die E-Mail auf. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Geht die Abrechnung später als zwölf Monate nach dessen Ende zu, ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen; Sie müssen nur ein etwaiges Guthaben nicht zurückweisen.
Auf eine Entschuldigung kann sich der Vermieter nur berufen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil der Versorger die Rechnung erst spät gestellt hat. Dass die Wohnungseigentümergemeinschaft ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat, reicht dafür nach dem Bundesgerichtshof regelmäßig nicht aus. Die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang trägt der Vermieter. Eine wegen formeller Mängel unwirksame Abrechnung wahrt die Frist ebenfalls nicht.
Prüfen Sie die formellen Mindestangaben. Eine Abrechnung ist nur formell ordnungsgemäß, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 259 BGB) und mindestens angibt: die Gesamtkosten jeder Kostenart für die Abrechnungseinheit, den Verteilerschlüssel und seine Erläuterung, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen.
Der Bundesgerichtshof stellt daran keine hohen Anforderungen: Es genügt, wenn der Vermieter den Gesamtbetrag angibt, den er auf die Mieter umlegt, auch wenn er vorher nicht umlagefähige Anteile (etwa für Gewerbeeinheiten) herausgerechnet hat. Fehlt dagegen eine dieser Angaben ganz, ist die Abrechnung insoweit unwirksam, und eine Nachforderung ist nicht fällig. Inhaltliche Fehler (falsche Zahlen, falscher Schlüssel) machen die Abrechnung nicht unwirksam, sondern müssen innerhalb der Einwendungsfrist gerügt werden.
Gleichen Sie die Kostenarten mit Mietvertrag und Betriebskostenverordnung ab. Umgelegt werden dürfen nur Betriebskosten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB), und nur die in § 2 BetrKV aufgezählten: unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart. Der Hinweis auf die Betriebskostenverordnung im Vertrag genügt. „Sonstige Betriebskosten“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV) müssen im Vertrag einzeln benannt sein.
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV), Bankgebühren, Rücklagen und Kosten leerstehender Wohnungen. Kabelfernsehen über einen Sammelvertrag darf seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umgelegt werden (§ 2 Nr. 15 BetrKV); übrig bleibt nur der Betriebsstrom. Beim Hauswart dürfen Anteile für Reparaturen und Verwaltung nicht enthalten sein.
Kontrollieren Sie den Verteilerschlüssel und die Flächen. Ist nichts vereinbart, wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, werden nach Verbrauch verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Vergleichen Sie Ihre Wohnfläche und die Gesamtfläche mit dem Vorjahr und mit dem Mietvertrag; Abweichungen ohne Erklärung sind ein häufiger Fehler. Maßgeblich ist die tatsächliche Wohnfläche, berechnet in der Regel nach der Wohnflächenverordnung.
Prüfen Sie bei Wasser, ob Zwischenzähler vorhanden sind und abgelesen wurden, und bei der Müllabfuhr, ob nach Personen oder Fläche verteilt wird und die Personenzahl stimmt. Bei gemischt genutzten Häusern muss der Vermieter Kosten, die erheblich durch Gewerbe verursacht werden (Gaststätte, Arztpraxis), vorweg abziehen. Ein Wechsel des Schlüssels während der Mietzeit ist nur unter den Voraussetzungen des § 556a Abs. 2 BGB und nur für künftige Zeiträume zulässig.
Prüfen Sie Heizkosten und CO2-Kosten gesondert. Nach der Heizkostenverordnung müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche. Rechnet der Vermieter entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Hat er keine fernablesbaren Zähler eingebaut, obwohl er dazu verpflichtet war, oder die monatlichen Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV nicht mitgeteilt, steht Ihnen eine Kürzung um 3 Prozent zu.
Seit 2023 teilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz die CO2-Abgabe auf Öl und Gas zwischen Vermieter und Mieter: je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto höher der Vermieteranteil, in zehn Stufen von 0 bis 95 Prozent. Die Abrechnung muss die CO2-Kosten und die Einstufung ausweisen. Fehlt das, verlangen Sie die Angaben und die Berechnung des Vermieteranteils, bevor Sie zahlen.
Verlangen Sie Belegeinsicht. Sie haben das Recht, die Originalbelege einzusehen (§ 259 BGB): Rechnungen, Verträge mit Dienstleistern, Zahlungsbelege und die Einzelverbrauchsdaten der anderen Wohnungen, soweit sie für die Verteilung erheblich sind. Fordern Sie die Einsicht schriftlich und schlagen Sie einen Termin vor. Die Einsicht findet grundsätzlich beim Vermieter oder der Hausverwaltung am Ort der Mietsache statt; Kopien gegen Erstattung der Kosten kann der Mieter in der Regel nur verlangen, wenn ihm die Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist.
Solange der Vermieter die Einsicht verweigert, ist eine Nachforderung nicht fällig, und Sie können die Zahlung zurückhalten (§ 273 BGB). Fotografieren Sie die Belege mit dem Smartphone, das ist üblicherweise zulässig. Achten Sie bei Hausmeister- und Gartenpflegeverträgen auf Positionen für Reparaturen und Verwaltung, bei Versicherungen auf Prämien für Leerstand oder Gewerbe.
Prüfen Sie die Wirtschaftlichkeit. Der Vermieter muss bei der Bewirtschaftung auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 BGB). Ein Verstoß liegt aber nicht schon darin, dass er keine Vergleichsangebote eingeholt hat. Nach dem Bundesgerichtshof (Urteil vom 20. Mai 2026) muss der Mieter darlegen und beweisen, dass die konkreten Preise objektiv überhöht waren, also dass vergleichbare Leistungen ortsüblich deutlich günstiger zu bekommen gewesen wären.
Praktisch heißt das: Vergleichen Sie die einzelnen Positionen mit dem Betriebskostenspiegel Ihres Mietervereins oder mit Angeboten anderer Dienstleister. Auffällige Sprünge gegenüber dem Vorjahr sind ein Anlass, nach dem Grund zu fragen (neuer Vertrag, zusätzliche Leistungen, Preiserhöhung). Auch der Einwand der Unwirtschaftlichkeit muss innerhalb der Zwölfmonatsfrist erhoben werden.
Erheben Sie schriftlich Widerspruch und zahlen Sie gezielt. Schreiben Sie dem Vermieter innerhalb der Einwendungsfrist, welche Positionen Sie aus welchem Grund beanstanden, und fordern Sie eine korrigierte Abrechnung. Pauschale Erklärungen wie „Ich widerspreche der Abrechnung“ genügen nicht. Versenden Sie das Schreiben nachweisbar, etwa per Einwurf-Einschreiben oder Boten.
Den unstreitigen Teil der Nachzahlung sollten Sie zahlen, den strittigen Teil zurückbehalten. Zahlen Sie unter Vorbehalt, wenn Sie Ärger vermeiden wollen; Sie können überzahlte Beträge dann zurückfordern (§ 812 BGB). Eine Nachforderung berechtigt den Vermieter nicht zur fristlosen Kündigung wie ein Mietrückstand, ein dauerhafter Zahlungsverzug kann aber eine ordentliche Kündigung begründen. Ein Guthaben können Sie mit der nächsten Miete verrechnen, wenn der Vertrag die Aufrechnung nicht wirksam beschränkt (§ 556b Abs. 2 BGB).
Lassen Sie sich beraten und klären Sie Streit vor dem Amtsgericht. Mietervereine prüfen Abrechnungen für Mitglieder, oft mit Rechtsschutzversicherung für Mietstreitigkeiten. Für einkommensschwache Mieter gibt es Beratungshilfe beim Amtsgericht. Kommt keine Einigung zustande, klagt meist der Vermieter auf Zahlung; zuständig ist ausschließlich das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnung liegt, unabhängig vom Streitwert (§ 23 Nr. 2 Buchst. a GVG), Anwaltszwang besteht dort nicht.
Denken Sie auch an die Vorauszahlungen: Nach einer Abrechnung kann jede Partei eine Anpassung auf eine angemessene Höhe verlangen (§ 560 Abs. 4 BGB). Maßgeblich ist das Ergebnis der letzten Abrechnung; ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist nicht zulässig. Rechnet der Vermieter gar nicht ab, können Sie während des Mietverhältnisses die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten und nach Auszug die Vorauszahlungen des betreffenden Jahres zurückfordern.
Worauf achten
- Einwendungsfrist verpasst: Wer nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang widerspricht, kann sich auch auf offensichtlich nicht umlagefähige Kosten nicht mehr berufen. Der Bundesgerichtshof hat das ausdrücklich bestätigt.
- Nachzahlung ungeprüft überwiesen: Eine vorbehaltlose Zahlung ist kein Anerkenntnis, erschwert aber die Rückforderung. Zahlen Sie strittige Beträge nur unter Vorbehalt.
- Pauschaler Widerspruch: Ein Satz ohne konkrete Positionen wahrt die Einwendungsfrist nicht zuverlässig. Benennen Sie jede beanstandete Kostenart und den Grund.
- Verspätete Abrechnung bezahlt: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist muss keine Nachforderung mehr gezahlt werden. Wer trotzdem zahlt, kann das Geld nur schwer zurückverlangen.
- Wohnfläche nicht nachgemessen: Eine im Vertrag zu groß angegebene Fläche führt zu überhöhten Anteilen. Maßgeblich ist die tatsächliche Fläche, nicht die vereinbarte.
- Heizkostenkürzung vergessen: Das Kürzungsrecht von 15 oder 3 Prozent steht Ihnen nur zu, wenn Sie es geltend machen. Prüfen Sie Zählerausstattung und Verbrauchsinformationen.
- Belegeinsicht nur verlangt, nicht wahrgenommen: Wer den Termin nicht nutzt, verliert das Zurückbehaltungsrecht. Nach angebotener Einsicht wird die Nachforderung fällig.
- Kabelgebühren weiter gezahlt: Für Abrechnungszeiträume nach dem 30. Juni 2024 sind Kosten eines Kabel-TV-Sammelvertrags keine Betriebskosten mehr.
Rechtsgrundlage
Zugehörige Gerichtsentscheidungen
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Jahr 2025 also bis 31. Dezember 2026. Kommt sie später, darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben steht Ihnen trotzdem zu.
Wie lange habe ich Zeit, der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen?
Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Innerhalb dieser Frist müssen Sie konkret mitteilen, welche Positionen Sie beanstanden. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, selbst gegen Kosten, die nicht hätten umgelegt werden dürfen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Welche Nebenkosten darf der Vermieter nicht umlegen?
Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Bankgebühren, Rücklagen, Leerstandskosten und seit Juli 2024 die Gebühren für Kabelfernsehen aus einem Sammelvertrag. Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV genannten Betriebskosten, und nur wenn der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht.
Darf ich die Belege zur Nebenkostenabrechnung einsehen?
Ja. Nach § 259 BGB können Sie Rechnungen, Verträge und Zahlungsbelege einsehen, in der Regel bei der Hausverwaltung. Bis zur Einsicht dürfen Sie eine Nachzahlung zurückhalten. Fotos der Belege sind üblicherweise erlaubt; Kopien per Post können Sie nur ausnahmsweise verlangen.
Wann ist die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung fällig?
Mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung, wobei Ihnen eine angemessene Zeit zur Prüfung bleibt. Viele Verträge nennen 30 Tage. Solange der Vermieter verlangte Belegeinsicht verweigert, ist die Nachzahlung nicht fällig.
Was passiert, wenn der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung schickt?
Er verliert nach zwölf Monaten den Anspruch auf Nachzahlung. Während des Mietverhältnisses dürfen Sie die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis abgerechnet ist. Nach dem Auszug können Sie die Vorauszahlungen des nicht abgerechneten Zeitraums zurückverlangen.
Darf der Vermieter nach der Abrechnung die Vorauszahlung erhöhen?
Ja, auf eine angemessene Höhe, die sich am Ergebnis der letzten Abrechnung orientiert (§ 560 Abs. 4 BGB). Die Erhöhung muss in Textform erklärt werden. Ein pauschaler Zuschlag ohne Grundlage in der Abrechnung ist unzulässig. Umgekehrt können Sie bei einem Guthaben eine Senkung verlangen.
Wie werden die Heizkosten verteilt?
Nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Rechnet der Vermieter nicht nach Verbrauch ab, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen. Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Zähler oder die monatlichen Verbrauchsinformationen, beträgt die Kürzung 3 Prozent.
Muss ich die CO2-Abgabe für die Heizung allein zahlen?
Nein. Seit 2023 werden die CO2-Kosten für Öl und Gas nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz geteilt. Je höher der CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter, desto mehr trägt der Vermieter, in der schlechtesten Stufe 95 Prozent. Die Abrechnung muss die Einstufung ausweisen.
Lohnt sich ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung?
Bei hohen Nachzahlungen, Kostensprüngen gegenüber dem Vorjahr, geänderten Flächen oder Positionen wie Verwaltung und Reparatur fast immer. Mietervereine prüfen Abrechnungen für Mitglieder. Ein begründeter Widerspruch innerhalb der Frist kostet nichts und hält alle Einwendungen offen.
Rechtsratgeber – einzelne Anleitungen
Mein Dokument prüfen →RechtsratgeberVertragsvorlagenStartseite des Landes