Abmahnung erhalten: Gegendarstellung, Entfernung, Kündigung
Eine Abmahnung ist die förmliche Rüge des Arbeitgebers, dass ein Arbeitnehmer gegen seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat, verbunden mit der Warnung, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Sie ist im Gesetz nur am Rande geregelt (§ 314 Abs. 2 BGB), in der Praxis aber zentral: Eine verhaltensbedingte Kündigung ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in aller Regel erst wirksam, wenn der Arbeitnehmer wegen eines gleichartigen Verhaltens vorher abgemahnt wurde. Die Abmahnung ist damit oft der erste Baustein einer späteren Kündigung.
Diese Anleitung richtet sich an Arbeitnehmer, die eine Abmahnung erhalten haben. Sie erklärt, wann eine Abmahnung wirksam ist, welche Fehler Arbeitgeber häufig machen, welche drei Reaktionen möglich sind (abwarten, Gegendarstellung zur Personalakte, Klage auf Entfernung) und wie sich die Abmahnung auf eine spätere Kündigung auswirkt. Am Ende wissen Sie, ob Sie handeln sollten, bis wann und mit welchem Schreiben. Für Auszubildende, Beschäftigte im öffentlichen Dienst und Arbeitnehmer in Kleinbetrieben gelten einzelne Besonderheiten, auf die im Text hingewiesen wird.
Das Wichtigste auf einen Blick
Frist
Für die Reaktion auf eine Abmahnung gibt es keine gesetzliche Frist. Die Gegendarstellung können Sie jederzeit verlangen (§ 83 Abs. 2 BetrVG), die Klage auf Entfernung aus der Personalakte ist an keine Klagefrist gebunden; tarifliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen erfassen den Entfernungsanspruch nach der Rechtsprechung in der Regel nicht. Wer lange wartet, hat es aber schwerer, den Sachverhalt zu beweisen.
Auch eine Abmahnung verliert nicht nach einer festen Zeit ihre Wirkung. Ob sie nach zwei oder drei Jahren noch eine Kündigung tragen kann, hängt vom Einzelfall ab. Kommt es später zur Kündigung, gilt die Dreiwochenfrist für die Kündigungsschutzklage ab Zugang der Kündigung (§ 4 KSchG); spätestens dann muss auch die Abmahnung überprüft werden. Der Arbeitgeber muss auf einen Pflichtverstoß nicht innerhalb einer bestimmten Frist abmahnen, kann das Recht dazu aber bei langem Zuwarten verwirken.
Was tun
Lesen Sie die Abmahnung genau und prüfen Sie die drei Pflichtbestandteile. Eine wirksame Abmahnung muss das beanstandete Verhalten konkret nach Datum, Uhrzeit und Vorgang beschreiben (Hinweisfunktion), es als Pflichtverletzung rügen und den Arbeitnehmer auffordern, sich künftig vertragstreu zu verhalten (Rügefunktion), und für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung androhen (Warnfunktion). Pauschale Vorwürfe wie „wiederholt unpünktlich“ oder „mangelnde Arbeitsleistung“ ohne konkrete Vorfälle genügen nicht.
Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben; auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam, aus Beweisgründen wird sie aber fast immer schriftlich erteilt. Abmahnen kann jeder Vorgesetzte, der Ihnen Weisungen erteilen darf, nicht nur der Kündigungsberechtigte. Der Betriebsrat muss vorher nicht beteiligt werden. Bestätigen Sie den Empfang, wenn Sie dazu aufgefordert werden; die Unterschrift bedeutet nicht, dass Sie den Vorwurf anerkennen.
Prüfen Sie den Vorwurf auf seine Richtigkeit. Stimmt der geschilderte Sachverhalt? Halten Sie sofort schriftlich fest, wie Sie den Vorfall erlebt haben, wer dabei war und welche Unterlagen ihn belegen (Zeiterfassung, E-Mails, Schichtpläne, ärztliche Bescheinigungen). Notieren Sie Namen möglicher Zeugen. Erinnerungen verblassen schnell, und im späteren Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber die Pflichtverletzung beweisen, Sie müssen aber konkret dagegenhalten.
Prüfen Sie dann, ob überhaupt eine Pflicht verletzt wurde. Was geschuldet ist, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarungen und dem Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO). Eine Weisung, die billigem Ermessen widerspricht, muss nicht befolgt werden; wer sie nicht befolgt, darf deswegen nicht wirksam abgemahnt werden. Auch die Ausübung von Rechten, etwa die Krankmeldung oder die Teilnahme an einer Betriebsratssitzung, ist keine Pflichtverletzung (§ 612a BGB).
Prüfen Sie die Verhältnismäßigkeit. Eine Abmahnung muss nicht im Verhältnis zur Schwere einer möglichen Kündigung stehen; sie ist schon bei leichten Pflichtverletzungen zulässig. Unverhältnismäßig ist sie aber, wenn das Verhalten so geringfügig ist, dass eine Rüge mit Kündigungsandrohung offensichtlich überzogen wirkt, etwa wegen einer einmaligen Verspätung um zwei Minuten bei sonst tadelloser Arbeit über viele Jahre.
Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und trifft auch nur einer davon nicht zu, ist sie insgesamt aus der Personalakte zu entfernen; der Arbeitgeber kann dann die zutreffenden Vorwürfe neu abmahnen. Achten Sie auch auf Formulierungen, die Ihre Persönlichkeit herabsetzen oder über die Rüge hinausgehen. Im öffentlichen Dienst sehen die Tarifverträge vor, dass Sie vor Aufnahme belastender Behauptungen in die Personalakte angehört werden müssen; fehlt die Anhörung, ist die Abmahnung formell fehlerhaft.
Entscheiden Sie, ob Sie überhaupt reagieren. Sie sind nicht verpflichtet, gegen eine Abmahnung vorzugehen. Wer schweigt, erkennt den Vorwurf nicht an: Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts können Sie die Unrichtigkeit einer Abmahnung auch noch im späteren Kündigungsschutzprozess geltend machen, und dann muss der Arbeitgeber die abgemahnte Pflichtverletzung beweisen.
Abwarten ist oft taktisch klug, wenn der Sachverhalt im Kern stimmt, wenn Sie das Arbeitsverhältnis nicht belasten wollen oder wenn die Beweislage später für Sie nicht schlechter wird. Reagieren sollten Sie dagegen, wenn der Vorwurf falsch ist und Ihre Beweise vergänglich sind, wenn die Abmahnung Ihre Beförderung oder Versetzung blockiert oder wenn bereits mehrere Abmahnungen vorliegen und eine Kündigung absehbar ist. Lassen Sie sich im Zweifel vom Betriebsrat, der Gewerkschaft oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten.
Schreiben Sie eine Gegendarstellung zur Personalakte. In jedem Betrieb, für den das Betriebsverfassungsgesetz gilt, können Sie verlangen, dass Ihre Erklärung zum Inhalt der Personalakte dieser beigefügt wird (§ 83 Abs. 2 BetrVG); das gilt unabhängig davon, ob ein Betriebsrat besteht. Außerhalb des Anwendungsbereichs ergibt sich derselbe Anspruch aus der Rücksichtnahmepflicht des Arbeitgebers (§ 241 Abs. 2 BGB).
Schildern Sie den Sachverhalt sachlich aus Ihrer Sicht, benennen Sie Zeugen und Belege, vermeiden Sie Vorwürfe gegen Vorgesetzte und Wertungen. Verlangen Sie die Aufnahme in die Personalakte und eine Bestätigung. Sie können vorher Einsicht in die Personalakte nehmen und ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Ergänzend steht Ihnen nach Art. 15 DSGVO eine Kopie der über Sie gespeicherten Daten zu. Die Gegendarstellung entfernt die Abmahnung nicht, sorgt aber dafür, dass jeder Leser beide Seiten kennt.
Beschweren Sie sich beim Betriebsrat oder verlangen Sie die Entfernung außergerichtlich. Sie können sich bei der zuständigen Stelle des Betriebs beschweren, wenn Sie sich ungerecht behandelt fühlen (§ 84 BetrVG), und den Betriebsrat einschalten, der auf Abhilfe hinwirken muss (§ 85 BetrVG). Eine Beschwerde darf Ihnen keine Nachteile bringen.
Parallel oder stattdessen können Sie den Arbeitgeber schriftlich auffordern, die Abmahnung binnen einer Frist von zwei Wochen aus der Personalakte zu entfernen, und konkret begründen, warum sie unrichtig, unbestimmt oder unverhältnismäßig ist. Viele Arbeitgeber lenken ein, wenn erkennbar ist, dass sie den Vorwurf nicht beweisen können, oder bieten an, die Abmahnung nach einer Bewährungszeit von ein bis zwei Jahren zu entfernen. Eine solche Zusage sollten Sie sich schriftlich geben lassen.
Klagen Sie notfalls vor dem Arbeitsgericht auf Entfernung. Der Anspruch auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte folgt aus §§ 242, 1004 BGB analog. Zuständig ist das Arbeitsgericht am Sitz des Betriebs oder am gewöhnlichen Arbeitsort; die Klage können Sie selbst oder über die Rechtsantragstelle des Gerichts erheben. Vor dem Kammertermin findet eine Güteverhandlung statt, in der viele Verfahren durch Vergleich enden.
In der ersten Instanz trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst, auch wenn sie gewinnt (§ 12a ArbGG). Der Streitwert liegt üblicherweise bei einem Bruttomonatsgehalt; Gerichtskosten fallen bei Vergleich nicht an. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses besteht ein Entfernungsanspruch nur noch ausnahmsweise. Auch eine berechtigte Abmahnung muss entfernt werden, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist; eine feste Löschfrist gibt es aber nicht.
Verstehen Sie die Folgen für eine spätere Kündigung. Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt in Betrieben mit Kündigungsschutz (mehr als zehn Arbeitnehmer, Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate, § 1 KSchG, § 23 KSchG) in aller Regel eine vorherige einschlägige Abmahnung voraus. Einschlägig ist sie, wenn das neue Fehlverhalten gleichartig ist: Nach einer Abmahnung wegen Verspätung trägt ein Vorfall unerlaubter Privatnutzung des Internets keine Kündigung.
Ohne Abmahnung kann nur gekündigt werden, wenn eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist oder die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass ihre Hinnahme offensichtlich ausgeschlossen ist, etwa bei Diebstahl oder Tätlichkeiten. Auch dann bedarf es einer Interessenabwägung im Einzelfall. Mit der Abmahnung verbraucht der Arbeitgeber zugleich sein Kündigungsrecht wegen genau dieses Vorfalls. Zu viele Abmahnungen ohne Konsequenz können die Warnfunktion abschwächen. Erhalten Sie eine Kündigung, klagen Sie innerhalb von drei Wochen (§ 4 KSchG).
Worauf achten
- Abmahnung einfach unterschreiben mit „zur Kenntnis genommen und einverstanden“: Ein Empfangsbekenntnis ist unschädlich, ein Einverständnis mit dem Inhalt erschwert spätere Einwände.
- Emotionale Gegendarstellung: Vorwürfe gegen Vorgesetzte oder Kollegen landen in der Personalakte und können das Verhältnis weiter belasten oder selbst Anlass für Konsequenzen sein.
- Beweise nicht gesichert: Wer erst im Kündigungsschutzprozess, Jahre später, nach Zeugen und Belegen sucht, findet oft nichts mehr. Ein Gedächtnisprotokoll am Tag der Abmahnung ist Pflicht.
- Gleichartiges Verhalten wiederholt: Nach einer einschlägigen Abmahnung kann schon der nächste vergleichbare Verstoß die Kündigung tragen, auch wenn er für sich genommen geringfügig ist.
- Kündigungsschutzklage zu spät: Ist die Dreiwochenfrist nach § 4 KSchG versäumt, gilt die Kündigung als wirksam, unabhängig davon, wie schwach die vorausgegangenen Abmahnungen waren.
- Kleinbetrieb und Wartezeit übersehen: In Betrieben mit bis zu zehn Arbeitnehmern und in den ersten sechs Monaten gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht; dort ist vor einer Kündigung keine Abmahnung nötig.
- Klage auf Entfernung ohne Kostenblick: Die eigenen Anwaltskosten der ersten Instanz trägt jede Partei selbst. Ohne Rechtsschutzversicherung oder Gewerkschaftsmitgliedschaft lohnt sich die Klage nur bei wichtigem Anlass.
Rechtsgrundlage
Zugehörige Gerichtsentscheidungen
Häufige Fragen
Wie reagiere ich richtig auf eine Abmahnung?
Zuerst ein Gedächtnisprotokoll mit Zeugen und Belegen anfertigen. Dann entscheiden: abwarten, Gegendarstellung zur Personalakte nach § 83 Abs. 2 BetrVG oder Entfernung verlangen und notfalls klagen. Schweigen ist kein Anerkenntnis; die Abmahnung kann im späteren Kündigungsschutzprozess noch angegriffen werden.
Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?
Nein. Sie können den Empfang bestätigen, das bedeutet aber nicht, dass Sie den Vorwurf anerkennen. Eine Erklärung, mit dem Inhalt einverstanden zu sein, sollten Sie nicht unterschreiben. Die Abmahnung ist auch ohne Ihre Unterschrift wirksam, sobald sie Ihnen zugegangen ist.
Wie schreibe ich eine Gegendarstellung zur Abmahnung?
Sachlich, knapp und mit Fakten: Datum der Abmahnung, Ihre Darstellung des Vorfalls, Zeugen, Belege, die Bitte um Aufnahme in die Personalakte. Keine Angriffe auf Vorgesetzte. Der Arbeitgeber muss die Erklärung der Personalakte beifügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Es gibt keine gesetzliche Löschfrist. Eine unberechtigte Abmahnung muss sofort entfernt werden. Eine berechtigte bleibt, bis das Verhalten für das Arbeitsverhältnis bedeutungslos geworden ist; in der Praxis werden oft zwei bis drei Jahre genannt, maßgeblich ist aber der Einzelfall.
Wie viele Abmahnungen braucht es vor einer Kündigung?
In der Regel genügt eine einschlägige Abmahnung wegen gleichartigen Verhaltens. Das Gesetz verlangt keine drei Abmahnungen. Bei schweren Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung ganz entbehrlich sein, bei vielen Abmahnungen ohne Folgen kann ihre Warnwirkung dagegen verblassen.
Kann ich gegen eine Abmahnung klagen?
Ja, vor dem Arbeitsgericht auf Entfernung aus der Personalakte (§§ 242, 1004 BGB analog). Eine Klagefrist gibt es nicht. In der ersten Instanz trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst; die Klage lässt sich auch ohne Anwalt über die Rechtsantragstelle einreichen.
Ist eine mündliche Abmahnung gültig?
Ja, eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben. Der Arbeitgeber muss sie im Streitfall aber beweisen, deshalb sind mündliche Abmahnungen selten. Auch sie muss das Fehlverhalten konkret benennen und Konsequenzen androhen.
Muss der Betriebsrat bei einer Abmahnung beteiligt werden?
Nein, die Abmahnung ist nicht mitbestimmungspflichtig. Sie können den Betriebsrat aber einschalten, sich nach § 84 BetrVG beschweren und ein Betriebsratsmitglied zur Einsicht in die Personalakte mitnehmen.
Was ist eine Abmahnung ohne Kündigungsandrohung wert?
Fehlt der Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Wiederholungsfall, handelt es sich nur um eine Ermahnung. Sie kann keine spätere verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten. Gegen eine unrichtige Ermahnung in der Personalakte können Sie trotzdem vorgehen.
Kann der Arbeitgeber mich nach einer Abmahnung wegen desselben Vorfalls kündigen?
Nein. Mit der Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber auf eine Kündigung wegen genau dieses Verhaltens. Erst ein neuer, gleichartiger Verstoß kann eine Kündigung rechtfertigen. Kommen nach der Abmahnung neue Tatsachen zum selben Vorfall ans Licht, kann das anders sein.
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